1.Kto przetwarza Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
- Nazwa
- ILIOS ENERGY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
- Siedziba
- ul. Krucza 68/9, 53-411 Wrocław, Polska
- Magazyn i biuro
- ul. Prosta 2, 95-035 Ozorków, Polska
- KRS
- 0001123462
- NIP
- 8993001746
- REGON
- 529460031
- biuro@iliosenergy.pl
- Telefon
- +48 571 515 007
Dalej w tym dokumencie piszemy o sobie „my", „nas" albo „Ilios Energy".
2.Kontakt w sprawie danych
We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych — pytań, sprzeciwów, wycofania zgody, żądania usunięcia — napisz na biuro@iliosenergy.pl albo wyślij list na adres siedziby podany wyżej. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. Nie mamy takiego obowiązku ze względu na skalę i charakter prowadzonej działalności.
3.Skąd mamy Twoje dane
Zbieramy wyłącznie dane, które podajesz nam sam albo które powstają automatycznie, gdy odwiedzasz stronę:
- Formularz wyceny (kalkulator instalacji) — imię, numer telefonu, adres e-mail, miejscowość i kod pocztowy, a także odpowiedzi na pytania o nieruchomość: typ obiektu, wysokość rachunku za prąd, rodzaj pokrycia dachu, planowany termin, zainteresowanie magazynem energii, pompą ciepła lub ładowaniem auta elektrycznego.
- Kontakt telefoniczny lub mailowy — dane, które przekazujesz w rozmowie albo w wiadomości.
- Dane techniczne zbierane automatycznie — adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, przybliżona lokalizacja na poziomie miasta, adres strony, z której trafiłeś do nas, czas wizyty i odwiedzone podstrony.
- Identyfikatory z plików cookie, w tym identyfikator kliknięcia w reklamę Google (GCLID) i parametry kampanii, jeśli trafiłeś na stronę z reklamy.
Nie kupujemy baz danych i nie pozyskujemy Twoich danych od innych firm.
4.Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
Skróty w tabeli odnoszą się do art. 6 ust. 1 rozporządzenia RODO.
| Cel | Podstawa prawna | Jakie dane |
|---|---|---|
| Przygotowanie wyceny i odpowiedź na zgłoszenie z formularza | lit. b — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy | Imię, telefon, e-mail, lokalizacja, odpowiedzi z kalkulatora |
| Kontakt telefoniczny w sprawie wyceny | lit. a — Twoja zgoda, wymagana także przez przepisy o komunikacji elektronicznej | Imię, numer telefonu |
| Kontakt e-mailowy w sprawie wyceny | lit. a — Twoja zgoda | Imię, adres e-mail |
| Zawarcie i wykonanie umowy na instalację | lit. b — wykonanie umowy | Dane identyfikacyjne, adres montażu, dane kontaktowe |
| Wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg | lit. c — obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości | Dane wymagane przez te przepisy |
| Obsługa gwarancji i reklamacji | lit. c oraz lit. b | Dane umowy i dokumentacja instalacji |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes | Dane niezbędne do wykazania przebiegu sprawy |
| Statystyka odwiedzin i mierzenie skuteczności reklam | lit. a — zgoda wyrażona w banerze cookie | Identyfikatory cookie, adres IP, dane o zachowaniu na stronie |
| Zapewnienie bezpieczeństwa strony i przeciwdziałanie nadużyciom | lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes | Adres IP, logi serwera, dane z zabezpieczenia antyspamowego formularza |
5.Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez części z nich nie wykonamy usługi. Bez numeru telefonu nie oddzwonimy z wyceną. Bez informacji o rachunku za prąd i rodzaju dachu nie dobierzemy mocy instalacji. Odpowiedzi na pytania w kalkulatorze służą wyłącznie przygotowaniu wyceny — nie musisz ich podawać, ale wtedy rozmowa zacznie się od zbierania tych samych informacji.
W przypadku zawarcia umowy podanie danych wymaganych przepisami podatkowymi jest obowiązkowe.
6.Jak długo przechowujemy dane
- Zgłoszenia z formularza, które nie zakończyły się umową — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, po czym je usuwamy.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu jej wycofania.
- Dane związane z umową — przez czas jej trwania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń i okresu gwarancji na wykonaną instalację.
- Dokumenty księgowe i podatkowe — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Logi serwera — zwykle do 12 miesięcy, zgodnie z konfiguracją naszego dostawcy hostingu.
- Dane w narzędziach analitycznych — zgodnie z ustawieniami tych narzędzi; w Google Analytics standardowy okres wynosi do 14 miesięcy.
- Pliki cookie — przez okres wskazany w sekcji 12, nie dłużej niż do momentu ich usunięcia przez Ciebie.
7.Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom. Korzystamy natomiast z usług dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie i na podstawie zawartych z nami umów powierzenia:
- Dostawca hostingu i poczty elektronicznej — utrzymanie strony i skrzynek pocztowych.
- Google Ireland Limited i Google LLC — Google Analytics, Google Ads i Google Tag Manager, czyli statystyka odwiedzin i pomiar skuteczności reklam. Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookie.
- Google Ireland Limited — arkusze i poczta w ramach usług Google, jeśli używamy ich do obsługi zgłoszeń.
- Dostawcy oprogramowania i wsparcia informatycznego — w zakresie niezbędnym do utrzymania i serwisowania naszych systemów.
- Biuro rachunkowe — obsługa księgowa i rozliczenia podatkowe.
- Podwykonawcy montażowi i serwisowi — wyłącznie dane niezbędne do wykonania instalacji lub serwisu pod wskazanym adresem.
- Firmy kurierskie i przewozowe — jeśli realizujemy dostawę sprzętu.
- Kancelarie prawne i firmy windykacyjne — wyłącznie w razie sporu.
- Uprawnione organy państwowe — jeżeli obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.
8.Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Nasza strona i poczta działają na serwerach w Polsce. Dane mogą jednak trafić poza EOG, gdy korzystasz ze strony z włączoną zgodą na cookie analityczne i marketingowe — narzędzia Google należą do spółki amerykańskiej i część danych technicznych, w tym adres IP i identyfikatory cookie, jest przetwarzana w Stanach Zjednoczonych.
Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework, uzupełniona standardowymi klauzulami umownymi zatwierdzonymi przez Komisję Europejską. Jeśli nie wyrazisz zgody w banerze cookie, narzędzia te nie uruchomią się i przekazanie nie następuje.
9.Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- Dostępu do danych — możesz dowiedzieć się, jakie Twoje dane mamy, i otrzymać ich kopię.
- Sprostowania — poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
- Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — o ile nie mamy obowiązku prawnego, by je zachować.
- Ograniczenia przetwarzania — na przykład na czas wyjaśnienia sprawy.
- Przenoszenia danych — otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przesłania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzamy je na podstawie zgody albo umowy.
- Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
- Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania sprzed wycofania.
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na biuro@iliosenergy.pl. Nie pobieramy za to opłat.
10.Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego:
- Organ
- Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
- Adres
- ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
- Strona
- uodo.gov.pl
Zanim to zrobisz, możesz napisać do nas — być może sprawę da się wyjaśnić od ręki.
11.Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Kalkulator na stronie wylicza szacunkową moc instalacji na podstawie Twoich odpowiedzi. To wyłącznie wstępna orientacja — nie jest ofertą ani decyzją. Każdą wycenę potwierdza człowiek w rozmowie telefonicznej, a wiążącą ofertę przygotowujemy dopiero po oględzinach na miejscu.
W narzędziach reklamowych Google, jeśli wyrazisz zgodę na cookie marketingowe, może następować profilowanie w celu doboru wyświetlanych reklam. Zasady tego profilowania określa Google — możesz je kontrolować w ustawieniach swojego konta Google oraz wycofując zgodę w naszym banerze cookie.
14.Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenie z witryną (certyfikat SSL), ograniczony i kontrolowany dostęp do danych po stronie naszego zespołu, kopie zapasowe, aktualizowane oprogramowanie oraz umowy powierzenia z dostawcami wymienionymi w sekcji 7.
Dostęp do zgłoszeń z formularza mają wyłącznie osoby z naszego działu handlowego, którym jest to niezbędne do przygotowania wyceny i kontaktu z Tobą.
15.Zmiany polityki
Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmienią się przepisy albo sposób, w jaki działamy — na przykład gdy zaczniemy korzystać z nowego narzędzia. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę ostatniej zmiany podajemy na dole strony.
16.Klauzula informacyjna przy formularzu
Skrót najważniejszych informacji dla osób wypełniających formularz wyceny:
- Administrator: ILIOS ENERGY sp. z o.o., ul. Krucza 68/9, 53-411 Wrocław, KRS 0001123462, NIP 8993001746, kontakt: biuro@iliosenergy.pl.
- Cel: przygotowanie i przedstawienie wyceny instalacji fotowoltaicznej lub powiązanych urządzeń, na Twoje żądanie.
- Podstawa: działania przed zawarciem umowy podejmowane na Twoje żądanie oraz Twoja zgoda na kontakt wybranym kanałem.
- Okres: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a w razie zawarcia umowy — przez czas jej trwania i okresy wynikające z przepisów.
- Odbiorcy: dostawca hostingu i poczty, dostawcy narzędzi informatycznych, biuro rachunkowe, podwykonawcy montażowi — w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.
- Twoje prawa: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przeniesienie, sprzeciw, wycofanie zgody w każdej chwili oraz skarga do Prezesa UODO.
- Dobrowolność: podanie danych jest dobrowolne, ale bez numeru telefonu nie przygotujemy i nie przekażemy wyceny.
To skrót. Pełna klauzula informacyjna, spełniająca obowiązek z art. 13 RODO, znajduje się na osobnej stronie: Klauzula informacyjna RODO. Szczegóły dotyczące plików cookie, narzędzi analitycznych i zabezpieczeń — w sekcjach 1–15 powyżej.
13.Media społecznościowe
Prowadzimy profile w serwisach Facebook i Instagram. Jeśli wejdziesz z nami w interakcję na tych profilach — polubisz post, skomentujesz albo napiszesz wiadomość — Twoje dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia komunikacji, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.
Niezależnie od nas Twoje dane przetwarza operator danego serwisu, na własnych zasadach opisanych w jego regulaminie i polityce prywatności. Nie mamy wpływu na zakres tego przetwarzania.